Uw offerte verwijst naar ontbrekende bijlagen: wat vraagt u op vóór ondertekening?

Mist een offerte bijlagen waarnaar de tekst verwijst? Vraag die stukken op en laat bevestigen welke versie geldt en of elk document onderdeel wordt van de opdracht. Zo kunt u de aangeboden woning en afspraken beoordelen voordat u akkoord geeft.

Loop de offerte rustig door en markeer iedere verwijzing naar een bijlage, tekening, omschrijving, lijst of voorwaarden. Noteer ook verwijzingen als “conform tekening” of “volgens de algemene voorwaarden”: zonder het genoemde document kunt u niet goed nagaan waarop die formulering slaat. Vraag bij twijfel welk bestand precies bedoeld wordt.

Bij een mantelzorgwoning kunnen documenten bijvoorbeeld gaan over het ontwerp, de technische uitvoering, de afwerking of voorwaarden. Welke stukken van toepassing zijn, verschilt per aanbieding. Wij maken onze woningen op maat; de tekeningen en gekozen voorzieningen moeten daarom aansluiten op uw eigen offerte. Onze offertes bevatten de keuzes en opties en tekeningen, maar ga er niet van uit dat een document waarnaar wordt verwezen automatisch is meegestuurd.

Houd ook onderscheid tussen een ontbrekend stuk en een optie die u bewust niet hebt gekozen. Staat bijvoorbeeld een extra voorziening alleen als niet-geselecteerde optie vermeld, dan is dat iets anders dan een offerte die verwijst naar een ontbrekende afwerkstaat waarin de gekozen uitvoering zou staan. Vraag om verduidelijking als u niet kunt zien welke situatie geldt.

Vraag de aanbieder om de volledige, actuele bestanden waarnaar de offerte verwijst. Vraag niet alleen om de ontbrekende bijlage, maar ook om eventuele bijlagen waar die bijlage zelf weer naar verwijst. Controleer vervolgens of namen, indeling, materialen, voorzieningen en afwerking overeenkomen met wat u hebt besproken en met de offerte.

ACM ConsuWijzer legt uit wanneer algemene voorwaarden geldig zijn: de ondernemer moet u vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de kans geven om de voorwaarden te lezen. Vraag de voorwaarden daarom op als ze ontbreken en neem ze door voordat u akkoord geeft. Vraag ook hoe u ze kunt bewaren. Welke gevolgen het ontbreken of niet tijdig verstrekken van voorwaarden heeft, hangt af van de omstandigheden en de soort overeenkomst; trek daar niet zonder meer de conclusie uit dat u kosteloos kunt annuleren.

U kunt de stukken bijhouden in een eenvoudig bijlagenregister. Dit is een praktisch controlemiddel, geen lijst met documenten die iedere aanbieder verplicht moet gebruiken:

• Bestek — documentnaam: … | versie/datum: … | ontvangen: … | onderdeel van de opdracht: ja / nee / nog af te spreken
• Technische omschrijving — documentnaam: … | versie/datum: … | ontvangen: … | onderdeel van de opdracht: ja / nee / nog af te spreken
• Tekening — documentnaam: … | versie/datum: … | ontvangen: … | onderdeel van de opdracht: ja / nee / nog af te spreken
• Afwerkstaat — documentnaam: … | versie/datum: … | ontvangen: … | onderdeel van de opdracht: ja / nee / nog af te spreken
• Algemene voorwaarden — documentnaam: … | versie/datum: … | ontvangen: … | onderdeel van de opdracht: ja / nee / nog af te spreken

Bestanden kunnen op elkaar lijken of later worden aangepast. Noteer daarom per stuk de documentnaam, het versienummer of de datum en wanneer u het hebt ontvangen. Als er geen versieaanduiding op staat, vraag dan om een herkenbare aanduiding of om schriftelijke bevestiging welke versie bij uw offerte hoort.

Vraag ook om een duidelijke bevestiging als een nieuw bestand een eerder document vervangt. Zo voorkomt u dat u akkoord geeft op een offerte die naar een oude tekening verwijst, terwijl u een andere uitvoering voor ogen hebt. Bewaar de offerte, bijlagen en bevestigingen samen, bijvoorbeeld in één map met de datum waarop u het complete pakket ontving.

Bij ons volgt na de opdracht de fase van werktekeningen en het vastleggen van keuzes, voordat de woning in onze werkplaats wordt gebouwd. Als u wilt weten wanneer uw akkoord een opdracht is, bekijk dan ook hoe akkoord per e-mail kan doorwerken. De ontbrekende bijlagen zelf blijven ondertussen een punt om vóór uw akkoord op te helderen.

Vraag de aanbieder schriftelijk om te bevestigen welke documenten samen de afspraken vormen. Laat daarbij duidelijk maken welke versies gelden en of een bijlage onderdeel is van de opdracht, alleen ter informatie is meegestuurd, of nog moet worden aangepast. Vraag ook wat er gebeurt als een document nog niet definitief is: wordt dat vóór akkoord afgerond, of wordt later een nieuwe versie ter bevestiging voorgelegd?

Gaat het om voorwaarden of documenten die elkaar tegenspreken, dan speelt een andere vraag dan alleen een ontbrekende bijlage. Lees daarvoor wat u regelt als documenten elkaar tegenspreken. Voor meer vragen over bewijs en afspraken vindt u de andere onderwerpen over aankoopafspraken en bewijs.

Koopt u een woning bij ons, dan kunt u ons vragen welke stukken bij uw specifieke offerte horen en welke versies u moet bewaren. De toepasselijke regels kunnen verschillen naargelang het gaat om koop, aanneming of onroerend goed. Ga dus niet automatisch uit van dezelfde consumentenregels als bij een gewone webshopbestelling. U kunt ook onze informatie over een mantelzorgwoning kopen bekijken en ons uw concrete vraag voorleggen voordat u akkoord geeft.