Extra voorzieningen mondeling toegezegd: hoe legt u die vast vóór de opdracht?

Is u een extra voorziening voor uw mantelzorgwoning mondeling toegezegd, maar staat die niet in de offerte of tekening? Vraag ons dan vóór de opdracht om de afspraak schriftelijk en concreet te bevestigen. Zo kunt u later terugvinden wat is afgesproken, voor welke uitvoering en tegen welke prijs.

Loop de offerte en tekeningen na en noteer wat u wel hebt besproken, maar nergens duidelijk terugziet. Denk bijvoorbeeld aan een brede deur voor toegankelijk gebruik of een extra aansluiting. Schrijf niet alleen de naam van de voorziening op: ook de plek, maat en uitvoering kunnen bepalend zijn voor wat u verwacht en wat wij bouwen.

ACM ConsuWijzer legt uit dat overeenkomsten ook mondeling kunnen worden gesloten, behalve wanneer een handtekening verplicht is. Die algemene uitleg bepaalt niet welke vormvereisten voor uw maatwerk woningovereenkomst gelden. Een consumentenkoop en een bouwopdracht zijn niet zonder meer hetzelfde. Laat bij twijfel over de rechtsgeldigheid van uw concrete afspraak de overeenkomst juridisch beoordelen. Los daarvan helpt een schriftelijke specificatie om later terug te vinden welke voorziening is besproken.

Maak vóór u akkoord geeft een overzicht van alle ontbrekende afspraken. Heeft u nog vragen over wat uw akkoord op de offerte inhoudt, lees dan ook onze uitleg over akkoord per e-mail.

Vraag ons om elke toezegging afzonderlijk vast te leggen. Een omschrijving als ‘brede deur inbegrepen’ kan te weinig duidelijk zijn als niet is aangegeven om welke deur het gaat, waar die komt en welke maat bedoeld is. Noteer ook of de voorziening in de offerteprijs zit of een meerprijs heeft. Is de prijs nog niet bekend, vraag dan om die eerst te laten vaststellen.

Een afsprakenregister helpt om niets te missen. U kunt bijvoorbeeld deze kolommen gebruiken:

• Voorziening: brede deur of extra aansluiting.
• Ruimte en locatie: bijvoorbeeld de deur van de slaapkamer of de aansluiting bij de keuken.
• Maat en uitvoering: de afgesproken maat of technische omschrijving.
• Prijs: inbegrepen, of de afgesproken meerprijs.
• Tekeningversie: nummer of datum van de tekening waarin de keuze staat.
• Bevestiging: datum en naam van degene die de afspraak bevestigt.

Vul het register samen met de offerte en tekening aan. Bij ons wordt een woning op maat ontworpen; daarom is het belangrijk dat de afgesproken keuzes ook terugkomen in de stukken die bij uw opdracht horen. U kunt vooraf bespreken hoe uw wensen in het ontwerp worden verwerkt op onze pagina over een mantelzorgwoning op maat.

Staat de voorziening niet in de bestaande offerte, vraag dan om een aanvulling op de opdracht. Daarin staat bijvoorbeeld: ‘In de slaapkamer wordt een brede deur van [maat] opgenomen, volgens tekeningversie [datum/nummer]. De voorziening is [inbegrepen / tegen een meerprijs van bedrag].’ Laat ontbrekende gegevens invullen; open formuleringen als ‘zoals besproken’ laten ruimte voor verschillende uitleg.

Laat de aanvulling door u en ons bevestigen en voeg de relevante tekening toe of verwijs naar een versie die u allebei kunt identificeren. Een ondertekend addendum maakt de afgesproken inhoud terugvindbaar en voorkomt dat u alleen op een gesprek hoeft terug te vallen. Als een wijziging ook gevolgen heeft voor de prijs, planning of uitvoering, vraag dan om die gevolgen eveneens schriftelijk te laten opnemen.

Een e-mail kan ook helpen om afspraken vast te leggen, maar let erop dat duidelijk is waarop de bevestiging slaat en welke documenten erbij horen. Is er verschil tussen de offerte en de voorwaarden, maak dat vóór de opdracht expliciet; lees daarvoor ook wat u kunt doen bij tegenstrijdige offerte en voorwaarden.

Bewaar de offerte, alle versies van de tekeningen, het addendum en de e-mails in één dossier. Noteer bij tekeningen de datum of het versienummer, zodat u kunt herkennen welke versie bij de afspraak hoort. Bewaar ook uw eigen aantekeningen van gesprekken met de datum, de besproken voorziening en de betrokken personen. Stuur na een gesprek een korte, feitelijke samenvatting en vraag om correctie als iets niet klopt.

Controleer vóór u akkoord geeft of de afsprakenlijst, offerte en tekeningen met elkaar overeenkomen. Blijft een toegezegde voorziening onduidelijk, laat die dan eerst verduidelijken in plaats van aan te nemen dat ze vanzelf in de opdracht zit. Meer over de aankoopstappen leest u bij een mantelzorgwoning kopen. Wilt u afspraken over uw woning met ons doornemen, bespreek uw aankoopvragen met ons.